Concepto.

Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Un manual de organización complementa con mas detalles la                   información que bosqueja el organigrama.

Objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la organización
• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para destinar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.
• Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
• Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades orgánicas.
•  Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y matriciales.

Ventajas

• Presentar una visión de conjunto de la unidad administrativa.
• Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. 
• Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad. 
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices. 
• Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de modernización administrativa. 
• Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.
• Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.

Importancia

Con el estado actual de innovación tecnológica la complejidad

de los mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos. 

La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización. 

En nuestros días, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran tamaño posean varios manuales de procesos. La verdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario.

Clasificacion

Manuales generales de organización:

Son aquelos que abarcan toda una empresa. Por lo comun, los manuales generales de organización contienen una parte en la que incluyen los antecedentes historicos de la empresa

Manuales especificos de organización:

Son aquellos que se ocupan de una funcion oeracional, un departamento en particular o una seccin de la organización, contiene un apartado referente a la descripcion de puestos.

Contenido

El contenido de un manual de organización varia de acuerdo con el tpo y la cantidad de material que se desea detallar.

Los aprtados que debera contener un manual de organización para uniformar su presentacion son los siguientes:

1. identificacion

• Nombre del organismo
• Titulo y extencion del manual
• Lugar y fecha de publicacion
• Numero de revision, en su caso
• Unidad organica responsable de su expedicion

2. indice

• Proporcionar detalles
• Dar referencia apriopiada para cada concepto de la tabla de contenido
• Usar espacios en blanco, sangrados o mayusculas para indicar las relaciones entre los conceptos de la tabla.
• Colacar referncias de formato a la izquierda de temas incluidos
• Usar minitablas de contenido para ayudar a los usuarios

3. Introduccion

se explica al usuario que es el documento, cuando se elaboro o se efectuo la ultima revision y los objetivos que se pretenden cumplir con el.

• Objetivo del manual: Describir lo que el organismo espera logra mediante el manual
• Ambito de aplicación: Se debe explicar brevemnete lo que abarca el manual
• Autoridad: Se debe mencionar la aprobacion final.
• Como usar el manual: Indica a los usuarios todo cuanto tiene que saber para utilizarlos.

4. Directorio

Este apartado debe contener una relacion de los funcionarios principales comprendidos en el area descrita en el manual, asi como los respectivos cargos que ocupan cuando se trata de un manual general, pueden incluirse los miembros que integran el consejo de administracion o su equivalente.

5. Antecedentes historicos

Se debe describir la genesis del organismo o la unidad organica descrita del manual, se debe indicar la ley o decreto por el que este se creo (en el caso de organismos publicos), e incluir una mencion de la informacion sobresaliente acerca de su desarrollo historico.

6. Base legal (en el caso de organismos publicos)

Debe contener una relacion de titulos de los principales ordenaminetos jurodicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad si es un manual general o de las unidades administrativas que comprende si es uno especifico, asi como las demas atribuciones aplicables al organismo en funcion de sus actividades.

7. Organigrama

Debe representar graficamente la estructura organica y reflejar de manera esquematica la posicion de las unidades administrativos que la componen asi como sus respectivas relaciones, niveles jerarquicos, canales formales de comunicación, lineas de autoridad y asesoria.

Los organigramas, por sus características:

1. Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyéndose en una fuente autorizada de consulta. 
2. Indican las relaciones de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos de la institución. 
3. Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la estructura orgánica. 
4. En las tareas de organización, ayudan a descubrir posibles duplicidades o dispersiones en el quehacer o las atribuciones; fracturas en los procesos; dualidades de mando; omisiones; incongruencia en relaciones de dependencia y niveles jerárquicos; y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control. 
5. Constituyen un elemento valioso en el apoyo de la inducción y capacitación de los trabajadores.
6. En general, auxilian en el análisis, conocimiento y diseño de la organización. 

Para la elaboración de los organigramas se deberá observar lo siguiente: 

• Conocer la organización de la Dependencia.
• Dibujar el organigrama con figuras de dimensiones semejantes para representar cada área y con líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre éstas. 
• Ubicar cada área representada, de acuerdo al nivel jerárquico que le corresponde. 
• Conectar todas las áreas dependientes del titular de la Dependencia, por medio de una sola línea. 
• Representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de apoyo. 
• Establecer la relación principal de autoridad, a través de líneas de conexión.
• Representar áreas de asesoría (staff), mediante líneas discontinuas colocadas perpendicularmente a la autoridad principal o área. 
• Utilizar una línea de trazo discontinuo en forma transversal, para indicar órganos o unidades desconcentradas. 
• El organigrama deberá representar los niveles jerárquicos que han sido autorizados, desde el máximo nivel y asta jefatura de departamento.

ejemplo:

8. Estructura funcional

Se debe describir las actividades inherentes a cada uno de los cargos y/o unidaes administrativas contenidas en la estructura organica que le permitan cumplir con sus responsabilidades y deberes.